Giám sát việc góp vốn vào công ty là một nhu cầu của các thành viên công ty và cơ quan nhà nước. Ngoài giấy chứng nhận phần góp vốn thì Sổ đăng ký thành viên là một hồ sơ cần thiết của công ty, phải được lưu giữ tại trụ sở của công ty.
Nhờ có Sổ này mà cơ quan đăng ký kinh doanh và các cơ quan quản lý nhà nước khác (cơ quan thuế, cơ quan thanh tra…) có được những thông tin cần thiết để thực hiện được nội dung quản lý nhà nước.
Sổ đăng ký thành viên còn giúp các thành viên của công ty giám sát việc góp vốn của nhau, kể cả các thành viên gia nhập sau này.
Các thành viên có thể sử dụng thông tin đó để bảo vệ được lợi ích chính đáng của mình.
Điều 40 quy định về Sổ đăng ký thành viên như sau:
“1. Công ty phải lập sổ đăng ký thành viên ngay sau khi đăng ký kinh doanh. Sổ đăng ký thành viên phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;
b) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh đối với thành viên là tổ chức;
c) Giá trị vốn góp tại thời điểm góp vốn và phần vốn góp của từng thành viên; thời điểm góp vốn; loại tài sản góp vốn, số lượng, giá trị của từng loại tài sản góp vốn;
d) Chữ ký của thành viên là cá nhân hoặc của người đại diện theo pháp luật của thành viên là tổ chức;
đ) Số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp của từng thành viên.
2. Sổ đăng ký thành viên được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty”.
Theo Luật gia: Cao Bá Khoát và Luật sư: Trần Hữu Huỳnh.
