Biên bản họp được coi là “cuốn băng quay chậm” tiến trình họp Đại hội đồng cổ đông để làm chứng cứ xác định trình tự, thủ tục họp Đại hội đồng cổ đông có hợp pháp hay không hợp pháp.
Về nội dung Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, khoản 1 Điều 106 Luật Doanh nghiệp 2005 quy định như sau: “1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi vào sổ biên bản của công ty. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể cả bằng tiếng nước ngoài và phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Chủ toạ và thư ký;
đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu
tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
g) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
h) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
i) Các quyết định đã được thông qua;
k) Họ, tên, chữ ký của chủ toạ và thư ký.
Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý như nhau”.
Tuy nhiên, thực tiễn và quy định pháp lý có sự không thống nhất. Thông thường, Phòng đăng ký kinh doanh và các cơ quan nhà nước sẽ không tin Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông nếu Biên bản đó không có dấu của công ty. Tình huống sau đây sẽ cho thấy rõ điều đó.
Tình huống: Công ty cổ phần A là một công ty cổ phần không niêm yết. Do nội bộ Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc có nhiều tranh chấp dẫn đến công ty không hoạt động được, nhóm cổ đông sở hữu 21,3% cổ phần phổ thông đã yêu cầu Hội đồng quản trị sau đó là Ban Kiểm soát triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường nhưng Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát đã không tiến hành triệu tập. Sau đó nhóm cổ đông sở hữu 21,3% đã ra quyết định triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bất thường, thay thế toàn bộ Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Ban Kiểm soát. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã diễn ra hợp pháp và đã bầu ra được Hội đồng quản trị mới, Tổng giám đốc mới và Ban Kiểm soát mới. Tuy nhiên, do Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc cũ chiếm giữ con dấu công ty nên khi công ty nộp hồ sơ để thay đổi người đại diện theo pháp luật, cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối với lý do Biên bản họp và Quyết định của Đại hội đồng cổ đông không có dấu. Vấn đề được đặt ra là việc cơ quan đăng ký kinh doanh từ chối với lý do trên có đúng không?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 106 Luật Doanh nghiệp 2005 thì nội dung Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông không buộc phải có dấu của công ty. Ngoài ra, Luật này cũng không quy định quyết định của Đại hội đồng cổ đông phải có dấu của công ty. Do đó, khi xem xét tính hợp lệ của văn bản thì cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ cần xem xét văn bản đó có đủ nội dung theo quy định của luật hay không chứ không thể dựa vào ý chí chủ quan của mình để kết luận. Trong trường hợp này, việc có dấu hay không có dấu không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của Biên bản họp và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Vì vậy, có thể kết luận cơ quan đăng ký kinh doanh lấy lý do Biên bản họp và quyết định của Đại hội đồng cổ đông không có dấu công ty để từ chối là sai quy định.
Theo Luật gia: Cao Bá Khoát và Luật sư: Trần Hữu Huỳnh.
