Văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của tổ chức, cơ sở giáo dục nước ngoài, được thành lập và hoạt động tại Việt Nam nhằm xúc tiến, phát triển hợp tác và đầu tư trong giáo dục theo quy định của pháp luật Việt Nam. Theo đó, để được cấp phép thành lập Văn phòng đại diện, các tổ chức, cơ sở giáo dục nước ngoài cần lưu ý các điều kiện, quy trình, thủ tục thành lập như sau:
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài tại Việt Nam
- Vănphòng đại diện giáo dục nước ngoài có chức năng đại diện cho tổ chức, cơ sở giáo dục nước ngoài tại Việt Nam.
- Văn phòng đại diện có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện chức năng liên lạc, thúc đẩy hợp táccủa tổ chức, cơ sở giáo dục mà văn phòng là đại diện với cơ sở giáo dục Việt Nam thông qua việc xúc tiến xây dựng các chương trình, dự án hợp tác trong lĩnh vực giáo dục;
- Tổ chức các hoạt động giao lưu, tư vấn, trao đổi thông tin, hội thảo, triển lãm trong lĩnh vực giáo dục nhằm giới thiệu về tổ chức, cơ sở giáo dục nước ngoài mà vănphòng là đại diện;
- Đôn đốc, giám sát việc thực hiện các thỏa thuận hợp tác giáo dục đã ký kết với các cơ sở giáo dục Việt Nam;
- Không được thực hiện hoạt động giáo dục sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam và không được phép thành lập chi nhánh trực thuộc văn phòng đại diện của cơ sở giáo dục nước ngoài tại Việt Nam;
- Định kỳ trước ngày 30 tháng 11 hàng năm, báo cáo chi tiết bằng văn bản cho sở giáo dục và đào tạo nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở và Bộ Giáo dục và Đào tạo về hoạt động của vănphòng đại diện, đồng thời có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu và những vấn đề liên quan khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam. Việc báo cáo thực hiện bằng hình thức trực tuyến và văn bản;
2.Điều kiện cho phép tổ chức, cơ sở giáo dục nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam
- Có tư cách pháp nhân.
- Có thời gian hoạt động giáo dục ít nhất là 05 năm ở nước sở tại; đã được kiểm định chất lượng giáo dục hoặc đã được cơ quan có thẩm quyền công nhận về chất lượng giáo dục.
- Có điều lệ, tôn chỉ, mục đích hoạt động rõ ràng.
- Có quy chế tổ chức, hoạt động của văn phòng đại diện dự kiến thành lập tại Việt Nam phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam.
- Có địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện hợp pháp và bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động theo quy định của pháp luật.
3. Trình tự, thủ tục thành lập
Quy trình thành lập và hoạt động Văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài tại Việt Nam gồm 2 bước:
Bước 1: Xin cấp phép thành lập Văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài tại Việt Nam tại Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định, Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức thẩm định xem xét, quyết định cho phép thành lập văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài. Trường hợp không cho phép thành lập, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có văn bản trả lời, trong đó nêu rõ lý do
Bước 2: Đăng ký hoạt động.
Trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày quyết định cho phép thành lập văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài có hiệu lực, tổ chức, cơ sở giáo dục thành lập văn phòng đại diện phải làm thủ tục đăng ký hoạt động với Sở Giáo dục và Đào tạo nơi văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài đặt trụ sở.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài, Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo xem xét, quyết định cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động và thông báo trên cổng thông tin điện tử của cơ quan. Trường hợp không cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, cơ quan tiếp nhận hồ sơ có văn bản trả lời, trong đó nêu rõ lý do.
4. Thời hạn hoạt động
Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện không quá 05 năm kể từ ngày được cấp phép và có thể được gia hạn, mỗi lần gia hạn không quá 05 năm.
5. Hồ sơ thành lập
5.1. Hồ sơ đề nghị cho phép thành lập văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài tại Việt Nam bao gồm:
- Đơn đề nghị cho phép thành lập văn phòng đại diện;
- Văn bản chứng minh tư cách pháp lý của tổ chức, cơ sở giáo dục nước ngoài; bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu Điều lệ hoạt động của tổ chức, cơ sở giáo dục nước ngoài; giấy chứng nhận kiểm định chất lượng giáo dục của cơ sở giáo dục nước ngoài hoặc giấy tờ công nhận chất lượng giáo dục của cơ quan có thẩm quyền; báo cáo tóm tắt sự hình thành và phát triển của tổ chức, cơ sở giáo dục nước ngoài;
- Dự thảo quy chế tổ chức, hoạt động của văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài tại Việt Nam;
- Văn bản giới thiệu nhân sự làm trưởng văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài tại Việt Nam và lý lịch cá nhân của người được giới thiệu.
Văn bản xác nhận do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác.
5.2. Hồ sơ đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài bao gồm:
- Đơn đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài;
- Bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản gốc để đối chiếu quyết định cho phép thành lập văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài và bản sao hồ sơ đề nghị cấp quyết định cho phép thành lập văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài đã gửi cho Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Quyết định bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài và lý lịch cá nhân của người được bổ nhiệm;
- Nhân sự làm việc tại văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài và lý lịch cá nhân;
- Địa điểm cụ thể đặt văn phòng đại diện giáo dục nước ngoài và giấy tờ pháp lý có liên quan.
