Các vấn đề liên quan đến giấy phép thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh được quy định tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết Luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:
1. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh
1. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm:
a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Thương mại do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập xác nhận. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm;
c) Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
d) Bản sao Điều lệ hoạt động của thương nhân đối với thương nhân nước ngoài là các tổ chức kinh tế.
2. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh gồm:
a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Thương mại do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
b) Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh, trong đó quy định rõ phạm vi ủy quyền cho người đứng đầu Chi nhánh;
c) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập hoặc đăng ký kinh doanh xác nhận. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của thương nhân nước ngoài thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 03 năm;
d) Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và các hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.
3. Các giấy tờ quy định tại điểm b, c khoản 1 và điểm b, c, d khoản 2 Điều này phải dịch ra tiếng Việt, được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự cửa Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
2. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh
1. Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
a) Là thương nhân được pháp luật nước, vùng lãnh thổ (sau đây gọi chung là nước) nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
b) Đã hoạt động không dưới 01 năm, kể từ khi được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp ở nước của thương nhân.
2. Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
a) Là thương nhân được pháp luật nước nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh công nhận hợp pháp;
b) Đã hoạt động không dưới 05 năm, kể từ khi thành lập hoặc đăng ký kinh doanh hợp pháp.
3. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp pháp luật nước ngoài có quy định thời hạn Giấy đăng kỷ kinh doanh của thương nhân nước ngoài.
3. Thời hạn cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh
1. Thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh đến cơ quan cấp Giấy phép quy định tại Điều 3 của Nghị định này.
2. Đối với việc thành lập Văn phòng đại diện, trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Thương mại hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Thương mại, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh), cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện dặt trụ sở.
3. Đối với việc thành lập Chi nhánh, trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Thương mại hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Chi nhánh và gửi bản sao Giấy phép tới Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Thương mại, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Chi nhánh đặt trụ sở.
4. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
5. Các thời hạn nêu tại khoản 2, khoản 3 Điều này không bao gồm thời gian thương nhân nước ngoài sửa đổi, bổ sung hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
6. Ngay sau khi hết thời hạn quy định nêu tại khoản 2, khoản 3 Điều này mà không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh, cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 3 của Nghị định này phải thông báo bằng văn bản cho thương nhân nước ngoài về lý do không cấp giấy phép.
4. Các trường hợp không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài trong các trường hợp sau đây:
1. Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 , khoản 2 Điều 4 của Nghị định này.
2. Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
3. Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam theo quy định tại khoản 2 Điều 28 của Nghị định này.
4. Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh gây phương hại đến quốc phòng an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
5. Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
6. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
5. Thời hạn cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh
1. Thương nhân nước ngoài gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh đến cơ quan cấp Giấy phép quy định tại Điều 3 của Nghị định này.
2. Đối với việc thành lập Văn phòng đại diện, trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Thương mại hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và gửi bản sao Giấy phép tới Bộ Thương mại, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh), cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Văn phòng đại diện dặt trụ sở.
3. Đối với việc thành lập Chi nhánh, trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Thương mại hoàn thành việc thẩm định và cấp cho thương nhân nước ngoài Giấy phép thành lập Chi nhánh và gửi bản sao Giấy phép tới Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Sở Thương mại, cơ quan thuế, cơ quan thống kê, cơ quan công an cấp tỉnh nơi Chi nhánh đặt trụ sở.
4. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.
5. Các thời hạn nêu tại khoản 2, khoản 3 Điều này không bao gồm thời gian thương nhân nước ngoài sửa đổi, bổ sung hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
6. Ngay sau khi hết thời hạn quy định nêu tại khoản 2, khoản 3 Điều này mà không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh, cơ quan có thẩm quyền quy định tại Điều 3 của Nghị định này phải thông báo bằng văn bản cho thương nhân nước ngoài về lý do không cấp giấy phép.
6. Gia bạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh
1. Thương nhân nước ngoài được gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Có nhu cầu tiếp tục hoạt động tại Việt Nam dưới hình thức Văn phòng đại diện, Chi nhánh;
b) Thương nhân nước ngoài đang hoạt động theo pháp luật của nước nơi thương nhân đó thành lập hoặc đăng ký kinh doanh;
c) Không có hành vi vi phạm nghiêm trọng pháp luật Việt Nam liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
2. Hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh gồm:
a) Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo mẫu của Bộ Thương mại do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
b) Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất. Các giấy tờ quy định tại điểm này phải dịch ra tiếng Việt và được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận và thực hiện việc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam;
c) Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh tính đến thời điểm đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh;
d) Bản gốc Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã được cấp.
3. Trong thời hạn ít nhất 30 ngày, trước khi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh hết hạn, thương nhân nước ngoài phải làm thủ tục gia hạn.
4. Thời hạn cơ quan nhà nước có thẩm quyền làm thủ tục gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh thực hiện như thời hạn cấp mới Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 7 của Nghị định này.
5. Ngay sau khi hết thời hạn quy định nêu tại Điều này mà cơ quan có thẩm quyền không gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh thì phải thông báo bằng văn bản cho thương nhân về lý do không gia hạn Giấy phép.
6. Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh có trách nhiệm thông báo cho các cơ quan quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 7 của Nghị định này về việc gia hạn hoặc không gia hạn Giấy phép.
7. Thời hạn gia hạn thực hiện như thời hạn Giấy phép của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại khoản 3 Điều 4 của Nghị định này.
7. Lệ phí cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh
1. Thương nhân nước ngoài phải nộp lệ phí cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
2. Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Thương mại quy định cụ thể mức và việc quản lý lệ phí cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh.
