Nghị định số: 99/2016/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu bao gồm 4 chương và 28 điều khoản.
Con dấu theo Nghị định được hiểu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước và bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
Phạm vi của Nghị định này chỉ điều chỉnh việc quản lý sử dụng con dấu của cơ quan nhà nước đơn vị vũ trang nhân dân, cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và chức danh nhà nước. Nghị định này không điều chỉnh con dấu của doanh nghiệp hay dấu tiêu đề, dấu chữ ký, dấu công văn.
Khi sử dụng con dấu, cơ quan nhà nước phải đảm bảo các điều kiện nhất định được quy định tại Điều 5 Nghị định này. Theo đó, cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu. Việc sử dụng con dấu có hình quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị quyết. Cơ quan có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ có giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu thì được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi. Việc sử dụng con dấu phải tuân theo mẫu do cơ quan nhà nước quy định. Đối với việc sử dụng con dấu, một số các hành vi bị pháp luật cấm như: làm giả con dấu, sử dụng dấu giả; mua bán con dấu, tiêu hủy trái phép con dấu; sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng; cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký…(Điều 6).
Những quy định cụ thể về sử dụng, quản lý con dấu được quy định tại Chương II của Nghị định này. Các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được ấn định sử dụng loại con dấu nhất định. Các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy như: Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội; Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử Quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội, cơ quan của Ủy ban thường vụ Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, Kiểm toán nhà nước, Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khác được quy định rõ ràng tại Điều 7 của Nghị định này. Tương tự tại Điều 8 quy định các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu không có hình biểu tượng như: Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương.
Đối với những con dấu của cơ quan, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao tại nước ngoài và con dấu tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao (Điều 9, 10). Khi sử dụng con dấu, cơ quan cơ quan đại diện ngoại giao có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với bộ ngoại giao. Với các cơ quan không có chức năng ngoại giao thì được phép mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng nhưng không được sử dụng hình ảnh, biểu tượng của nhà nước Việt Nam và các cơ quan khác hay những hình ảnh, biểu tượng vi phạm truyền thống, văn hóa, thuần phong, mỹ tục của Việt Nam.
Nghị định này cũng đồng thời quy định về quy trình đăng ký mẫu con dấu và vấn đề hủy con dấu, hủy giá trị sử dụng con dấu. Trình tự, thủ tục nộp, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả và cơ quan tiến hành đăng ký mẫu con dấu được quy định tại Điều 11, 12. Vấn đề quan trọng là hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới và hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu hay đăng ký thêm con dấu, đổi, cấp lại cần phải đúng theo quy định. Mỗi một hồ sơ lại có yêu cầu khác nhau về mặt giấy tờ, tài liệu và cần đáp ứng các yêu cầu đó để hồ sơ hợp lệ. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới được quy định tại Điều 13 của Nghị định, hồ sơ đề nghị đăng ký lại mẫu côn dấu được quy định tại Điều 15, hồ sơ đề đăng ký thêm con dấu được quy định tại Điều 16, hồ sơ đề nghị đổi, cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu được quy định tại Điều 17 của Nghị định này.
Con dấu cũng có thể bị yêu cầu giao nộp hoặc bị thu hồi, bị hủy và hủy giá trị sử dụng trong những trường hợp nhất định. Ví dụ: trường hợp con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng, thay đổi chất liệu hoặc cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên hoặc cơ quan chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động hay có quyết định thu hồi giấy phép thành lập thì trước khi nhận con dấu mới, cơ quan, tổ chức, cá nhân phải giao nộp con dấu đã được đăng ký trước đó cho cơ quan đăng ký mẫu con dấu để thu hồi và hủy con dấu theo quy định. Với trường hợp con dấu bị mất sau đó được tìm lại thì cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giao lại con dấu đó cho cơ quan đăng ký. Đối với trường hợp cơ quan cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã ra quyết định hủy giá trị sử dụng con dấu mà sau đó cơ quan, tổ chức bị tạm đình chỉ, đình chỉ hoạt động được hoạt động trở lại thì cơ quan, tổ chức được phép sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu con dấu để sử dụng theo quy định. Đối với các hành vi làm giả hay sử dụng con dấu giả, mua bán hay tiêu hủy con dấu trái phép, sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng, cố ý làm biến dạng con dấu hay không giao nộp theo quy định (Điều 6) thì cơ quan tiến hành đăng ký mẫu con dấu ra quyết định hủy giá trị sử dụng của con dấu. Ngoài ra còn một số các trường hợp khác liên quan đến sử dụng con dấu cũng bị thu hồi và hủy giá trị sử dụng được quy định cụ thể tại khoản 2, Điều 18 Nghị định này.
Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2016.
Download văn bản tại đây: Nghị định số 99/2016/NĐ-CP
