Q: Chúng tôi là một hiệp hội nghề nghiệp, đã được Cục SHTT cấp Giấy chứng nhận nhãn hiệu tập thể, chúng tôi muốn triển khai thực hiện việc quản lý và sử dụng nhãn hiệu chứng nhận của chúng tôi một cách hiệu quả, mong luật sư SBLAW tư vấn cụ thể trình tự và thủ tục, các công việc của luật sư cần làm?
A: Liên quan đến yêu cầu của Quý Hiệp hội về việc triển khai thực hiện việc quản lý và sử dụng nhãn hiệu chứng nhận của Quý Hiệp hội, chúng tôi trân trọng gửi đến Quý hiệp hội ý kiến tư vấn như sau:
1. Các công việc thực hiện
Để có thể thực hiện việc quản lý và kiểm soát việc sử dụng nhãn hiệu chứng nhận trên thực tế. Quý hiệp hội cần thực hiện các công việc sau đây:
a. Thiết lập ban quản lý nhãn hiệu chứng nhận
Quy chế quản lý và sử dụng nhãn hiệu chứng nhận quy định Hiệp hội là tổ chức sở hữu nhãn hiệu chứng nhận và thực hiện các hoạt động quản lý, kiểm soát việc sử dụng nhãn hiệu chứng nhận.
Tuy nhiên, việc Quy định hiệp hội là chủ sở hữu nhãn hiệu chứng nhận và tổ chức quản lý, kiểm soát nhãn hiệu chứng nhận chưa được cụ thể về chức năng, thẩm quyền của tổ chức/cá nhân thuộc hiệp hội.
Điều này sẽ dẫn đến các khó khăn trong quá trình quản lý nhãn hiệu chứng nhận đã được Cục sở hữu trí tuệ chấp nhận bảo hộ.
Do đó, để thuận tiện cho việc quản lý và kiểm soát nhãn hiệu chứng nhận, Hiệp hội cần phải thành lập bộ phận/cơ quan chuyên trách trực thuộc Hiệp hội để giúp việc cho Hiệp hội trong việc quản lý và kiểm soát nhãn hiệu chứng nhận. Các công việc cụ thể bao gồm:
– Xây dựng cơ cấu, tổ chức của bộ phận/cơ quan phụ trách;
– Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận/cơ quan phụ trách, cá nhân có thẩm quyền trong quá trình thực hiện việc quản lý và kiểm soát sử dụng nhãn hiệu chứng nhận;
– Dự trù kinh phí để chi cho các hoạt động thường xuyên của bộ phận/cơ quan phụ trách.
b. Xây dựng biểu mẫu, quy trình quản lý, kiểm soát nhãn hiệu chứng nhận
Do Quy chế quản lý và sử dụng nhãn hiệu chứng nhận chỉ quy định chung về trình tự cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng nhãn hiệu chứng nhận nên để việc quản lý nhãn hiệu chứng nhận trên thực tế được dễ dàng, cần thiết phải xây dựng và ban hành các biểu mẫu Các công việc cụ thể như sau:
– Xây dựng mẫu đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng nhãn hiệu chứng nhận;
– Xây dựng mẫu Giấy chứng nhận quyền sử dụng nhãn hiệu chứng nhận;
– Xây dựng mẫu đơn đề nghị gia hạn quyền sử dụng nhãn hiệu chứng nhận;
– Xây dựng mẫu quyết định kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất;
– Xây dựng mẫu biên bản làm việc;
– Xây dựng mẫu quyết định cấp, tạm đình chỉ việc sử dụng, gia hạn quyền sử dụng, thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng nhãn hiệu chứng nhận;
– Xây dựng và hoàn thiện quy trình cấp, tạm đình chỉ việc sử dụng, thu hồi Giấy chứng nhận quyền sử dụng nhãn hiệu chứng nhận;
– Xây dựng và hoàn thiện quy trình kiểm tra đối với chủ thể được cấp quyền sử dụng nhãn hiệu chứng nhận;
– Xây dựng bộ quy chuẩn/tiêu chuẩn kỹ thuật đối với các sản phẩm mang nhãn hiệu chứng nhận trên cơ sở các quy chuẩn/tiêu chuẩn kỹ thuật hiện có được cung cấp bởi Hiệp hội.
– Xây dựng nguyên tắc đánh giá/kiểm soát chất lượng sản phẩm mang nhãn hiệu chứng nhận trong trường hợp sản phẩm chưa có quy chuẩn/tiêu chuẩn kỹ thuật tương ứng.
– Xây dựng biểu phí liên quan đến việc quản lý và kiểm soát nhãn hiệu chứng nhận
c. Triển khai thí điểm trên thực tế
Sau khi thực hiện các công việc trên, để đảm bảo hoàn thiện mô hình, cơ cấu tổ chức của bộ máy quản lý, quy trình hoạt động, việc thí điểm thực hiện trên thực tế là cần thiết. Trong giai đoạn này, các công việc sau đây cần được thực hiện:
– Thu thập và ghi nhận ý kiến đánh giá của các cá nhân, tổ chức có liên quan đến việc triển khai thực hiện việc quản lý và kiểm soát nhãn hiệu chứng nhận (Chú ý, việc đánh giá này là đánh giá trên thực tế khi triển khai thí điểm chứ không phải là ý kiến góp ý trong quá trình xây dựng và hoàn thiện tài liệu, cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý);
– Thu thập và đánh giá ý kiến đã ghi nhận;
– Thu thập ý kiến từ nội bộ của Hiệp hội trong quá trình triển khai.
d. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý, mẫu tài liệu và quy trình làm việc
Trên cơ sở các bước thực hiện đã nêu, công việc trong bước này chủ yếu gồm:
– Hoàn thiện các loại tài liệu, quy trình công tác;
– Hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận chuyên trách quản lý nhãn hiệu.
– Xây dựng sổ tay quản lý và kiểm soát nhãn hiệu chứng nhận dành cho cán bộ tham gia bộ phận quản lý nhãn hiệu chứng nhận;
– Xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng nhãn hiệu chứng nhận dành cho cá nhân, tổ chưc được phép sử dụng nhãn hiệu chứng nhận.
Trân trọng cảm ơn sự hợp tác nhiệt tình của Hiệp hội trong thời gian qua. Nếu có vấn đề gì cần trao đổi thêm, Quý Hiệp hội vui lòng liên hệ lại với chúng tôi để được hỗ trợ tốt nhất. Rất mong tiếp tục nhận được sự ủng hộ và tin tưởng từ phía Quý Hiệp hội trong thời gian tới.
