- ĐIỀU KIỆN:
Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 quy định để được thành lập Văn phòng công chứng thì cần phải đáp ứng các điều kiện như điều kiện về thành viên, người đại diện, hay điều kiện về trụ sở, tên gọi của Văn phòng và con dấu của Văn phòng, cụ thể như sau:
- Về thành viên: Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.
- Về người đại diện: Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.
- Về tên gọi: Tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
- Về trụ sở: Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định,
- Về con dấu: Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
II- THỦ TỤC THÀNH LẬP
- Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng gồm:
- Đơn đề nghị thành lập và đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ sự cần thiết thành lập, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện;
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên tham gia thành lập Văn phòng công chứng.
- Cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Ủy ban nhân dân cấp Tỉnh.
- Thời hạn giải quyết: Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ., UBND Tỉnh ra quyết định thành lập Văn phòng công chứng, trường hợp từ chối sẽ thông báo lý do bằng văn bản.
- Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
Trong vòng 90 ngày kể từ ngày kể từ khi nhận được quyết định thành lập, Văn phòng Công chứng phải thực hiện việc đăng ký hoạt động tại cơ quan có thẩm quyền:
+ Cơ quan có thẩm quyền: Sở Tư pháp.
+ Hồ sơ đăng ký hoạt động:
- Đơn đăng ký hoạt động
- Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập
- Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng.
+ Thời hạn giải quyết: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động; Trường hợp từ chối sẽ thông báo lý do bằng văn bản.
Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động.
