Câu hỏi: Chào Luật sư, Công ty chúng tôi đang muốn mở rộng hoạt động kinh doanh tới thị trường Hàn Quốc. Luật sư tư vấn cho chúng tôi về hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Hàn Quốc. Cảm ơn Luật sư.
Luật sư tư vấn:
Công ty Luật TNHH SB Law cảm ơn bạn đã quan tâm dến dịch vụ tư vấn của chúng tôi. Liên quan đến vấn đề bạn thắc mắc, chúng tôi xin tư vấn như sau:
1. Ý KIẾN TƯ VẤN SƠ BỘ
Chúng tôi hiểu rằng Quý Công ty là một công ty được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam. Nay Quý Công ty đang có ý định thành lập Văn phòng đại diện tại Hàn Quốc để tìm hiểu thị trường, xúc tiến hoạt động thương mại tại đây. Theo quy định của pháp luật Việt Nam và Hàn Quốc, Quý Công ty có quyền đầu tư thành lập Văn phòng đại diện của mình tại Hàn Quốc để tiến hành một số hoạt động nhất định.
Trong phần này Chúng tôi trình bày một số nguyên tắc, quy định liên quan đến việc thành lập Văn phòng đại diện tại Hàn Quốc như sau:
1.1 PHẠM VI HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Theo quy định của pháp luật Hàn Quốc, Văn phòng đại diện hoạt động theo sự ủy quyền của công ty mẹ và có thể thực hiện một số các hoạt động sau đây:
- Thực hiện chức năng văn phòng liên lạc, giới thiệu khách hàng cho công ty mẹ;
- Tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại, cung cấp thông tin thương mại cho công ty mẹ;
- Giới thiệu hàng hóa tại hội chợ thương mại, triển lãm/trưng bày hàng mẫu và hàng hóa tại văn phòng hoặc tại hội chợ thương mại;
- Thuê văn phòng và tuyển dụng người lao động địa phương;
- Thúc đẩy việc thực hiện các hợp đồng, các thỏa thuận về lĩnh vực thương mại đã ký kết giữa công ty mẹ và khách hàng phù hợp với luật pháp Hàn Quốc;
Văn phòng đại diện KHÔNG được tiến hành các hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ và/hoặc thực hiện các hoạt động trực tiếp sinh lợi khác tại Hàn Quốc.
1.2 TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CẦN THỰC HIỆN LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI HÀN QUỐC
Về cơ bản, toàn bộ quá trình thực hiện thủ tục sẽ được chia thành 02 giai đoạn lớn, trong mỗi giai đoạn sẽ có các bước thực hiện như sau:
1.2.1 Giai đoạn 1: Thực hiện các thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Hàn Quốc
- Bước 1: Đăng ký thành lập Văn phòng đại diện.
Thời gian: Vào khoảng 2 – 3 tuần kể từ ngày nộp bộ hồ sơ hợp lệ.
- Bước 2: Đăng ký mã số thuế cho Văn phòng đại diện.
Thời gian: Vào khoảng 2 – 3 tuần kể từ ngày nộp bộ hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý: Thời gian trên chưa bao gồm thời gian chuẩn bị hồ sơ, hợp pháp hóa lãnh sự và thời gian chuyển giao tài liệu giữa Việt Nam và Hàn Quốc. Ngoài ra, thời gian cấp phép có thể kéo dài hơn vì những lý do khách quan của cơ quan cấp phép tại Hàn Quốc. Trong trường hợp đó SBLaw sẽ cố gắng đẩy nhanh quá trình cấp phép để bảo vệ quyền lợi cho Khách hàng.
1.2.2 Giai đoạn 2: Thực hiện các thủ tục sau cấp phép tại Việt Nam
Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày chính thức mở văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký. Kèm theo thông báo phải có bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy tờ tương đương để bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. PHẠM VI CÔNG VIỆC
Phạm vi công việc của SBLaw dự kiến như sau:
2.1 Thực hiện các thủ tục thành lập Văn phòng đại diện tại Hàn Quốc
- Tư vấn các khía cạnh pháp lý có liên quan;
- Thông báo đến Khách hàng các thông tin và tài liệu cần thiết;
- Dự thảo các tài liệu trong hồ sơ;
- Thay mặt Khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Theo dõi quá trình cấp phép;
- Bổ sung, giải trình theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến hồ sơ (nếu có);
- Cập nhật thông tin về quá trình cấp phép cho Khách hàng; và
- Nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính và bàn giao cho Khách hàng, bao gồm Giấy chứng nhận thành lập Văn phòng đại diện, Con dấu, Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.
Toàn bộ công việc trong trong giai đoạn này sẽ do Luật sư đối tác của SBLaw tại Hàn Quốc đảm nhận và thực hiện thay mặt cho Khách hàng.
2.2 Thực hiện các thủ tục sau cấp phép tại Việt Nam
- Tư vấn các khía cạnh pháp lý có liên quan;
- Thông báo đến Khách hàng các thông tin và tài liệu cần thiết;
- Dự thảo các tài liệu trong hồ sơ;
- Thay mặt Khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Theo dõi quá trình cấp phép;
- Bổ sung, giải trình theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến hồ sơ (nếu có);
- Cập nhật thông tin về quá trình cấp phép cho Khách hàng; và
- Nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính và bàn giao cho Khách hàng.
3. TÀI LIỆU CHUYỂN GIAO
Các tài liệu chuyển giao để nộp lên cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ được chuẩn bị bằng Tiếng Việt, sau đó được dịch ra tiếng Hàn Quốc và Tiếng Anh trước khi đệ trình lên Cơ quan có thẩm quyền của Hàn Quốc. Khách hàng sẽ rà soát, phê chuẩn và ký, đóng dấu các tài liệu này.
4. PHÍ DỊCH VỤ
- Phí dịch vụ cho toàn bộ phạm vi công việc nêu tại Điều 3 là: 7000 USD (Bằng chữ: Bảy nghìn Đô-la Mỹ).
Lưu ý: Mức phí nêu trên đã bao gồm lệ phí hành chính phải nộp cho cơ quan nhà nước Việt Nam và Hàn Quốc và phí dịch vụ của SBLaw nhưng chưa bao gồm các chi phí khác.
