Việc quản lý và sử dụng con dấu phải theo đúng quy định của pháp luật tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 39/2009/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư. Theo các quy định tại các văn bản nói trên, con dấu phải do văn thư quản lý, còn người sử dụng là người có chức vụ tại cơ quan, tổ chức.
Vậy, chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có phải là người có chức vụ trong công ty không, điều này phải do Điều lệ và quy chế quản lý nội bộ của công ty quy định. Nếu Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có thể xem là người có thẩm quyền sử dụng con dấu công ty vì Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, nên chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải có thẩm quyền sử dụng con dấu. Trong trường hợp không thể có con dấu thì chỉ cần có chữ ký của Chủ tọa cũng đủ để quyết định có hiệu lực pháp lý.
Theo Luật gia: Cao Bá Khoát và Luật sư: Trần Hữu Huỳnh.
