Theo quy định tại Điều 14 Thông tư số 21/2014/TT-BCA ngày 15/02/2012 thì thời hạn sử dụng con dấu được quy định như sau:
“… Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 (năm) năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi đã Cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu…”
Theo quy định trước đây, cụ thể là tại Thông tư số 08 về mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58 về quản lý và sử dụng con dấu thì doanh nghiệp chỉ phải đổi con dấu khi bị hư hỏng hoặc thông tin doanh nghiệp có sự thay đổi, tuy nhiên, với quy định này, doanh nghiệp cần phải thay đổi con dấu khi sử dụng quá 5 năm.
Vì vậy, doanh nghiệp và các đơn vị phụ thuộc như văn phòng đại diện, chi nhánh đã sử dụng con dấu nên thu xếp việc đổi dấu nếu xét thấy ngày đăng ký mẫu dấu đã quá hạn 5 năm.
Việc xác định ngày sử dụng lần đầu của một con dấu được căn cứ theo Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu khi thành lập doanh nghiệp và văn phòng đại diện, chi nhánh.
Khi doanh nghiệp tiến hành đổi dấu, cần chuẩn bị tài liệu sau:
– Công văn xin đổi dấu, nêu rõ lý do là “Hết hạn đăng ký và sử dụng theo quy định tại Điều 14 Thông tư 21/2012/TT-BCA”
– Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp hoặc các tài liệu khác tương đương.
– Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu
– Giấy giới thiệu kèm CMND (bản sao, có chứng thực) của người được cử người liên hệ khắc dấu
Hồ sơ xin khắc dấu phải nộp tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương.
Khi đến đổi dấu, cần mang các tài liệu sau:
– Bản chính Giấy chứng nhận mẫu dấu hiện hành
– Con dấu đang sử dụng
– Giấy giới thiệu kèm CMND của người đi trả dấu
Trong trường hợp doanh nghiệp không tiến hành đổi dấu theo quy định nêu trên, doanh nghiệp có thể bị áp dụng chế tài hành chính là phạt tiền 750.000 đ theo điểm b, Khoản 1 Điều 12 Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013.
Doanh nghiệp có thể tải Thông tư 21 tại đây:
