Luật Doanh nghiệp 2005 cho phép thông qua các quyết định của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Tuy nhiên, không phải quyết định nào của Hội đồng thành viên cũng được phép thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Việc lấy ý kiến bằng văn bản phải được quy định cụ thể trong điều lệ. Nếu điều lệ không có quy định thì những vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp:
– Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
– Quyết định phương hướng phát triển công ty;
– Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
– Thông qua báo cáo tài chính hằng năm; – Tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2005 quy định thủ tục thông qua quyết định của Hội đồng thành viên theo hình thức lấy ý kiến bằng văn bản như sau: “Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến thành viên bằng văn bản để thông qua quyết định được thực hiện theo quy định sau đây:
1. Chủ tịch Hội đồng thành viên quyết định việc lấy ý kiến thành viên Hội đồng thành viên bằng văn bản để thông qua quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền;
2. Chủ tịch Hội đồng thành viên có trách nhiệm tổ chức việc soạn thảo, gửi các báo cáo, tờ trình về nội dung cần quyết định, dự thảo quyết định và phiếu lấy ý kiến đến các thành viên Hội đồng thành viên.
Phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của công ty;
b) Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch, số chứng minh nhân dân,hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác, tỷ lệ phần vốn đại diện của thành viên Hội đồng thành viên;
c) Vấn đề cần lấy ý kiến và ý kiến trả lời tương ứng theo thứ tự tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
d ) Thời hạn cuối cùng phải gửi phiếu lấy ý kiến về công ty ;
đ) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch và thành viên Hội đồng thành viên.
Phiếu lấy ý kiến có nội dung đầy đủ, chính xác được thành viên gửi về công ty trong thời hạn quy định được coi là hợp lệ;
3. Chủ tịch Hội đồng thành viên tổ chức việc kiểm phiếu, lập báo cáo và thông báo kết quả kiểm phiếu, quyết định được thông qua đến các thành viên trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc thời hạn mà thành viên phải gửi ý kiến về công ty. Báo cáo kết quả kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu theo quy định tại khoản 2 Điều 53 của Luật này”.
Luật gia: Cao Bá Khoát và Luật sư: Trần Hữu Huỳnh.
