Câu hỏi: Xin chào quý Công ty. Công ty tôi vừa tiến hành phiên họp Đại hội đồng cổ đông, tuy nhiên, do một số khúc mắc và bất đồng ý kiến, nên chủ tọa và thư ký đã từ chối biên bản họp Hội đồng cổ đông ngày hôm đó. Luật sư có thể cho tôi biết việc không có chữ ký của chủ tọa và thư ký có ảnh hưởng đến hiệu lực của biên bản này hay không? Xin trân trọng cảm ơn.
Luật sư tư vấn:
Công ty Luật TNHH SB Law cảm ơn bạn đã quan tâm đến dịch vụ tư vấn pháp luật của chúng tôi. Liên quan đến thắc mắc của bạn, chúng tôi xin được giải đáp như sau:
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, điểm i khoản 1 Điều 146 về Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài phải và có chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Khi Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực (01/01/2021), khoản 1 Điều 150 quy định:
“1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;
đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;
e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;
g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;
h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;
i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.”
Căn cứ vào quy định pháp luật hiện hành, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông của Công ty bạn dù không có chữ ký của chủ tọa và thư ký thì vẫn có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định. Ngoài ra, trong biên bản phải ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.
