Trong khi doanh nghiệp FDI thường chỉ có một nhân sự pháp chế để làm đầu mối, doanh nghiệp Việt duy trì một bộ máy pháp chế nhiều nhân sự nhưng không đủ năng lực chuyên môn. Đây là sự khác biệt khiến hiệu quả sử dụng bộ phận này của doanh nghiệp FDI cao hơn và kinh tế hơn – Luật sư, THS. Nguyễn Thanh Hà chủ tịch công ty luật SBLAW chia sẻ.
Từ thực tế hoạt động trong thời gian qua, ông có thể chia sẻ một số kinh nghiệm trong việc sử dụng bộ phận pháp chế của doanh nghiệp hiện nay?
Pháp chế là một công cụ trong hoạt động bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Bộ phận pháp chế là một bộ phận có chức năng đảm bảo về mặt pháp lý cho doanh nghiệp, thường được xếp vào là một bộ phận thuộc khối các phòng, ban có chức năng hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quan điểm của người đứng đầu doanh nghiệp mà vai trò của bộ phận pháp chế được coi trọng hay xem nhẹ.
Trong xu thế hội nhập quốc tế hiện nay, việc liên doanh, liên kết trong nội bộ doanh nghiệp Việt cũng như kết bang giao với doanh nghiệp nước ngoài khiến các chủ doanh nghiệp đã có chú ý hơn đến vai trò của pháp chế doanh nghiệp cũng như hình thành thói quen sử dụng pháp chế trong doanh nghiệp của mình.
Các doanh nghiệp đã bắt đầu thấy được sự cần thiết phải có bộ phận pháp chế trong hoạt động của mình, từng bước hình thành bằng việc thành lập ra bộ phận pháp chế, nâng cấp, kiện toàn về mặt nhân sự và chất lượng của nhân sự pháp chế.
Kinh nghiệm mà tôi nhìn thấy thông qua các khách hàng là doanh nghiệp thành lập ra một phòng pháp chế hoặc một bộ phận pháp chế nằm trong phòng tổng hợp. Bộ phận pháp chế này có chức năng và nhiệm vụ đảm bảo về mặt pháp lý cho hoạt động của doanh nghiệp nói chung, mà cụ thể là hoạt động của các phòng ban khác trong doanh nghiệp. Công việc của bộ phận này chủ yếu là soát xét các giao dịch giữa doanh nghiệp với đối tác, khách hàng, hoặc tham mưu về mặt pháp lý cho lãnh đạo doanh nghiệp về quy định pháp luật, cơ chế, chính sách trong lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp, hay các vấn đề về luật thuế, luật lao động, …
Ngoài ra, nếu doanh nghiệp liên quan đến việc kiện tụng như bị kiện, đi kiện hoặc có liên quan đến một vụ kiện thì pháp chế sẽ đảm nhận vai trò là người đại diện theo ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tham vào quá trình tố tụng.
Ông có đánh giá gì việc sử dụng bộ phận này trong bảo về quyền lợi giữa doanh nghiệp Việt và doanh nghiệp FDI?
Qua quá trình làm việc trực tiếp với các doanh nghiệp, tôi thấy việc sử dụng pháp chế trong các doanh nghiệp này có khác nhau và hiệu quả đạt được cũng khác nhau. Cụ thể, gần như toàn bộ các khách hàng là doanh nghiệp FDI đều có pháp chế doanh nghiệp. Trong khi đó, doanh nghiệp Việt thì có doanh nghiệp có bộ phận này, có doanh nghiệp không. Việc sử dụng pháp chế trong hai loại doanh nghiệp này cũng đạt hiệu quả khác nhau.
Thực tế, doanh nghiệp FDI sử dụng pháp chế hiệu quả hơn và kinh tế hơn doanh nghiệp Việt nói chung, trừ những trường hợp doanh nghiệp Việt sở hữu đội pháp chế mạnh với ngân sách dành cho pháp chế cũng rất lớn. Đây thông thường là các định chế tài chính lớn trong ngành ngân hàng Việt.
Vậy, tại sao lại có sự khác biệt này, thưa ông?
Sự khác biệt trong việc sử dụng pháp chế giữa doanh nghiệp Việt và doanh nghiệp FDI mà tôi đã chứng kiến và cũng đã từng làm pháp chế trong một doanh nghiệp Việt là: Doanh nghiệp FDI thường chỉ có một nhân sự pháp chế để làm đầu mối. Việc của người này là quán xuyến mảng pháp chế nội bộ của doanh nghiệp đó, và là đầu mối liên hệ với các hãng luật có chuyên môn sâu trong mỗi mảng việc mà doanh nghiệp này cần. Ví dụ, khi doanh nghiệp này cần mua một phần mềm lõi cho hoạt động kinh doanh của họ, pháp chế sẽ là đầu mối tìm kiếm và kết nối với một hãng luật hoặc luật sư là chuyên gia về luật trong lĩnh vực công nghệ thông tin để thuê họ soạn thảo, rà soát và đàm phán hợp đồng mua phần mềm này. Hoặc khi doanh nghiệp này gặp phải vấn đề liên quan đến người lao động, thì pháp chế sẽ liên hệ và tìm luật sư chuyên ngành về luật lao động để tư vấn và trợ giúp pháp lý về mặt thủ tục cho doanh nghiệp.
Tôi nhận thấy, dù quy mô lớn hay nhỏ thì xu hướng và thực tế nói chung của các doanh nghiệp FDI là bộ máy pháp chế rất nhỏ gọn và tinh giản, họ sử dụng chủ yếu dịch vụ tư vấn luật của các hãng luật có tiếng trong lĩnh vực hẹp mà họ cần.
Còn trong các doanh nghiệp Việt mà tôi đã chứng kiến thì tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà bộ phận pháp chế được cấu tạo bởi từ một đến ba hoặc nhiều hơn nhân sự pháp chế. Họ thường bố trí thành một bộ phận trong một phòng, ví dụ như bộ phận pháp chế trong phòng tổng hợp, có thể có từ 1 đến 3 chuyên viên pháp chế đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Họ cũng có thể bố trí thành một phòng pháp chế và kiểm soát nội bộ với số lượng từ 3 – 5 chuyên viên pháp chế, bao gồm cả trưởng phòng. Đối với doanh nghiệp lớn, đặc biệt là các định chế tài chính lớn như ngân hàng thường thành lập Ban pháp chế với quy mô có thể lên đến vài chục nhân sự pháp chế.
Theo tôi, có sự khác biệt nêu trên là bởi tư duy của người đứng đầu của hai loại doanh nghiệp này khác nhau. Doanh nghiệp FDI thường có người đứng đầu là người nước ngoài, hoặc cũng là người Việt nhưng đã từng du học hoặc làm việc ở nước ngoài. Theo đó, thói quen sử dụng luật sư trong mọi hoạt động của doanh nghiệp cũng như các cá nhân đã là phổ biến. Vì vậy, trong mọi hoạt động của mình, họ đều thận trọng cần ý kiến cố vấn pháp lý của luật sư. Họ hình thành tư duy rằng pháp chế chỉ cần một nhân sự đảm trách phần đầu mối liên hệ, tổng hợp và giữ quan hệ với luật sư. Nội dung tư vấn sẽ được thực hiện bởi các luật sư độc lập trong những tình huống độc lập và yêu cầu độc lập.
Còn doanh nghiệp Việt thì đa phần chủ doanh nghiệp chưa có tư duy đó. Tôi đã từng Phụ trách pháp chế cho doanh nghiệp Việt và đã trải qua sự chia sẻ của chủ doanh nghiệp rằng họ cần bảo mật thông tin. Vì vậy, bộ phận pháp chế, hoặc nếu rất nhỏ chỉ có một nhân sự pháp chế phải tự làm hết mà không được thuê luật sư bên ngoài.
Tuy vậy, thời gian gần đây, nhiều doanh nghiệp Việt đến với SBLaw, sau khi được tư vấn bởi luật sư SBLaw trong các thương vụ chuyên biệt, đã thay đổi về phương thức sử dụng pháp chế. Theo đó, thay vì duy trì một bộ máy pháp chế nhiều nhân sự nhưng không đủ năng lực chuyên môn để đáp ứng các hoạt động tư vấn nâng cao và chuyên sâu, các chủ doanh nghiệp này cũng đã đi theo xu hướng sử dụng pháp chế như các doanh nghiệp FDI, cụ thể là duy trì một nhân sự đầu mối pháp chế và sử dụng chủ yếu dịch vụ tư vấn luật của luật sư chuyên môn.
Cũng có những doanh nghiệp đã chuyển hẳn sang sử dụng dịch vụ tư vấn pháp luật thường xuyên của SBLaw cho hoạt động kinh doanh của họ. Điều đó cho thấy đã có một sự thay đổi lớn trong tư duy quản lý của các chủ doanh nghiệp Việt về pháp chế. Pháp chế không có nghĩa doanh nghiệp cứ phải sở hữu một bộ phận pháp chế trong bộ máy tổ chức của mình, mà khái niệm pháp chế được hiểu và điều chỉnh linh hoạt là hoạt động kinh doanh và nội bộ của doanh nghiệp phải luôn được đảm bảo về mặt pháp lý. Người đảm bảo về mặt pháp lý đó cho doanh nghiệp có thể là nhân sự pháp chế thuộc biên chế của doanh nghiệp hoặc luật sư độc lập đảm trách vị trí cố vấn pháp luật thường xuyên cho doanh nghiệp.
Ông có thể đưa ra một số thí dụ cụ thể đối với doanh nghiệp FDI đang sử dụng tốt bộ phận này để các doanh nghiệp Việt học hỏi?
SBLaw đã và đang tư vấn pháp luật cho nhiều doanh nghiệp FDI mà với những khách hàng đó, nhân sự pháp chế đóng vai trò là cầu nối giữa doanh nghiệp với luật sư rất tốt. Tiêu biểu trong số các khách hàng như IBM Việt Nam, Ascort, Taixin Printing Vina, Q.C.I.
Các doanh nghiệp Việt có thể tham khảo mô hình này để đơn giản hóa về mặt nhân sự, nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng của các hoạt động cần được tư vấn pháp lý chuyên sâu bởi các chuyên gia trong lĩnh vực rất chuyên biệt.
Theo ông trường hợp doanh nghiệp Việt không sử dụng bộ phận pháp chế có phổ biến không? Ông có thể nêu một số trường hợp cụ thể đối với doanh nghiệp bị thua kiện do không sử dụng bộ phận pháp chế và ?
Trước đây thì đúng là có phổ biến, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp mới thành lập. Một phần vì tiết kiệm chi phí, phần khác vì mới hoạt động nên có thể chưa cần ngay đến pháp chế. Mặt khác, khái niệm pháp chế đã từng được hiểu khô cứng là doanh nghiệp phải sở hữu một bộ phận nhân sự chuyên về pháp chế thì mới coi là có pháp chế. Nên nhiều doanh nghiệp Việt đã không có pháp chế đúng theo ý hiểu đó.
Tuy nhiên xu hướng thời gian gần đây khái niệm pháp chế doanh nghiệp được hiểu linh hoạt và uyển chuyển mà theo đó doanh nghiệp hoạt động được đảm bảo về mặt pháp lý bởi luật sư. Luật sư này có thể thuộc biên chế của doanh nghiệp hoặc một luật sư, một hãng luật độc lập bên ngoài doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có thể có quan hệ hợp tác với nhiều luật sư, nhiều hãng luật khác nhau phù hợp với từng lĩnh vực hoạt động chuyên biệt của doanh nghiệp, hay chỉ đơn giản là về vấn đề lao động của doanh nghiệp.
Xu hướng gần đây là doanh nghiệp Việt đã chú trọng và quan tâm đúng mức đến vai trò của tư vấn pháp lý trong hoạt động kinh doanh cũng như trong mối quan hệ với người lao động. Nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình hình thức có một nhân sự pháp chế làm đầu mối và chuyển các đầu việc cần tư vấn về mặt pháp lý cho các luật sư chuyên gia.
Theo quan sát và theo suy nghĩ của tôi thì doanh nghiệp thua kiện không thể đổ lỗi cho việc không sử dụng bộ phận pháp chế. Đây không phải lý do duy nhất mà doanh nghiệp thua kiện. Việc nêu tên một doanh nghiệp cụ thể thua kiện vì lý do này, cũng vì thế là không có căn cứ. Mà việc thua kiện đến từ rất nhiều lý do khác nhau, chứ không phải do không sử dụng bộ phận pháp chế. Nếu doanh nghiệp không có bộ phận pháp chế, thì khi xảy ra kiện tụng, đương nhiên họ sẽ phải mời luật sư độc lập tham gia để bảo vệ cho họ.
Doanh nghiệp sẽ chịu tác động như thế nào nếu thua kiện? Ông có thể đưa ra khuyến cáo đối với các doanh nghiệp này?
Thua kiện thì đương nhiên là thiệt hại đủ đường. Từ việc phải nộp án phí tòa án, cho đến việc phải chịu phạt hay bồi thường thiệt hại theo bản án có hiệu lực của tòa án cấp có thẩm quyền. Hơn thế, về mặt truyền thông, uy tín, hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng tiêu cực.
Vì vậy, xuất phát từ kinh nghiệm đã từng là người phụ trách pháp chế của một doanh nghiệp, cũng như hiện tại đang điều hành một hãng luật, trải qua nhiều thương vụ tham gia hỗ trợ thủ tục pháp lý, và trực tiếp tham gia phiên tòa để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp thân chủ, tôi khuyến cáo các doanh nghiệp cần có sự quan tâm đúng mức đến ý nghĩa, vai trò của tư vấn pháp luật đối với hoạt động kinh doanh cũng như trong quan hệ với người lao động của doanh nghiệp.
Xu hướng hiện nay các hãng luật và luật sư độc lập đã được xã hội và giới doanh nhân ghi nhận. Nên, các doanh nghiệp Việt có thể chọn cho mình một hình thức hợp lý cho hoạt động pháp chế. Tùy thuộc vào quy mô và mức độ cần sử dụng của hoạt động tư vấn pháp luật mà thành lập riêng cho mình một đội ngũ pháp chế hoặc ký hợp đồng thuê tư vấn pháp luật thường xuyên.
Xin cảm ơn ông!
THU HẰNG thực hiện
Theo Thời báo tài chính
Xem thêm: Dịch vụ luật sư doanh nghiệp uy tín
Xem thêm: Luật sư giải quyết tranh chấp kinh doanh
