Câu hỏi: Hiện tại tình hình dịch khiến công ty phải làm việc online lâu dài ở nhà. Chúng tôi muốn hỏi về việc Việt Nam mình có quy định nào về việc ký hợp đồng lao động điện tử bằng chữ ký số một cách hợp pháp không?
Và mình sẽ phải vận dụng việc đó như thế nào vào doanh nghiệp?
Ngoài ra, luật sư có biết các công ty khác đã đưa việc sử dụng ký hợp đồng lao động bằng chữ ký số chưa? Và họ đang hoạt động như thế nào, có điểm mạnh và điểm yếu nào không ạ?
Luật sư SBLAW trả lời: Về vấn đề doanh nghiệp hỏi, SBLAW trả lời như sau:
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 16 Bộ luật lao động 2012, thì hình thức của Hợp đồng lao động phải bằng văn bản, trừ trường hợp công việc tạm thời dưới 3 tháng, thì hợp đồng lao động có thể bằng lời nói.
Theo quy định tại Khoản 12, Điều 4, Luật giao dịch điện tử năm 2005 thì Thông điệp dữ liệu nghĩa là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
Theo quy định tại Điều 12 của Luật giao dịch điện tử năm 2005 thì Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản nếu thông tin dữ liệu có thể truy cập và sử đụng được để tham chiếu khi cần thiết.
Căn cứ vào hai quy định nêu trên, có thể khẳng định, doanh nghiệp được phép ký kết hợp đồng lao động thông qua hình thức điện tử.
Trong trường hợp bên công ty mình sử dụng chữ ký điện tử để ký kết hợp đồng lao động thể hiện bằng hình thức điện tử, thì DN phải đảm bảo chữ ký số của DN đang trong thời gian hiệu lực của chứng thư số đã được cấp cho DN là được (Điều 8 và Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật giao dịch điện tử).
Doanh nghiệp cần phải trao đổi với bên cung cấp dịch vụ chữ ký số cho DN xem họ có thể cung cấp dịch vụ chữ ký số dành cho người lao động để họ cũng có thể ký chữ ký số lên Hợp đồng lao động điện tử, nhằm đảm bảo được các điều kiện quy định tại Điều 8 và Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hay không?
Doanh nghiệp phải xử lý được chữ ký số của cả phía Công ty (người sử dụng lao động) và phía người lao động thì mới đảm bảo được là giao dịch đã được cả 2 bên xác nhận và đồng ý sự ràng buộc về mặt pháp lý.
Nếu chỉ mỗi mình doanh nghiệp dùng được chữ ký số mà không có cách nào để xác minh người lao động đã chấp nhận ký và chữ ký đó của người lao động đáp ứng các điều kiện quy định của luật thì hợp đồng lao động chưa được coi là đã giao kết thành công.
Cho đến thời điểm hiện nay, chúng tôi chưa thấy có công ty nào áp dụng hình thức ký hợp đồng lao động bằng chữ ký số.
Đa số các công ty vẫn làm theo cách in ra bản giấy rồi gửi đi ký.
